Faktury imienne – czy każdy może ją otrzymać? Czy obowiązują na nie zwroty?

Faktury imienne – czy każdy może ją otrzymać? Czy obowiązują na nie zwroty?

23 stycznia, 2022 0 przez admin

Pojęcie faktury z pewnością nie jest obce żadnemu przedsiębiorcy, który prowadzi działalność związaną ze sprzedażą towarów lub świadczeniem usług. Na ogół kojarzy się ono z transakcjami przeprowadzanymi z podmiotami gospodarczymi, takimi jak przedsiębiorstwa czy instytucje publiczne. Z kolei dokumentem najczęściej związanym ze sprzedażą towarów lub świadczeniem usług na rzecz osób fizycznych jest paragon. Co jednak w przypadku, gdy klient indywidualny poprosi nas o wystawienie faktury? Czy osoba fizyczna może uzyskać taki dokument? Jakie dane zawiera? Przekonajmy się!

Czym jest faktura imienna?

Wystawienie faktury, jako dokumentu poświadczającego sprzedaż towaru bądź usługi osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej jest jak najbardziej możliwe. Jest to tak zwana faktura imienna. Jak sama nazwa wskazuje, jest to dokument, którego odbiorcą jest konkretna osoba. Faktura imienna jest alternatywą dla standardowego dokumentu wydawanego przy tego typu transakcjach, czyli paragonu.

faktury imienne

Kiedy wystawiamy imienną fakturę VAT?

Część sprzedawców wystawia fakturę imienną w przypadku każdej sprzedaży, jako alternatywę dla klasycznych paragonów. Dokument ten powinien być wystawiony najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania transakcji. Zatem na przykład faktura za buty zakupione 10 stycznia powinna zostać wystawiona do 15 lutego.

Ponadto każdy przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury imiennej na życzenie klienta. Na zgłoszenie żądania wystawienia takiego dokumentu klient ma 3 miesiące, począwszy od daty dokonania transakcji. Po upływie tego terminu sprzedawca może, ale nie musi uwzględnić żądania kupującego. W takim przypadku faktura imienna wystawiana jest w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania. 

Kto może być odbiorcą faktury imiennej?

Co do zasady odbiorcą faktury imiennej może być tylko i wyłącznie klient indywidualny, czyli osoba fizyczna. Czy można zatem uzyskać fakturę imienną na dziecko? Niestety, o ile do zawarcia transakcji potwierdzonej paragonem wymagana jest jedynie ograniczona zdolność do czynności prawnych, którą dziecko nabywa w wieku 13 lat, tak faktura imienna może być wystawiona wyłącznie na osoby posiadające pełną zdolność do czynności prawnych, czyli osoby pełnoletnie. W przypadku dokonywania zakupu na rzecz dziecka dokument ten musi być wystawiony na jego rodzica bądź opiekuna prawnego.

W jaki sposób wystawić fakturę imienną?

Procedura wystawienia faktury imiennej nie różni się zasadniczo od tej obowiązującej w przypadku standardowego dokumentu, który na co dzień wystawiany jest dla odbiorców będących podmiotami gospodarczymi. Można to zrobić przy pomocy dowolnego programu księgowego, używanego w danym przedsiębiorstwie. W większości tego typu narzędzi znajdziemy bowiem opcję o nazwie „wystaw fakturę na osobę fizyczną”, lub podobnie brzmiącą. Dalej procedura przebiega niemal identycznie jak przy wystawianiu faktury dla przedsiębiorstw. Przede wszystkim należy uzupełnić wszystkie dane wymagane przez program. W tym miejscu wielu przedsiębiorców zadaje sobie zapewne pytanie…

Jakie dane powinny znaleźć się na fakturze imiennej?

Jak łatwo się domyśleć, faktura imienna różni się nieco konstrukcją od swojego odpowiednika wystawionego dla podmiotów gospodarczych i instytucji. Do podstawowych jej elementów należą:

  • numer dokumentu – unikalny, kolejny numer nadawany wystawianym dokumentom;
  • data wystawienia;
  • informacje na temat sprzedawcy – należą do nich: nazwa firmy, numer identyfikacji podatkowej (NIP), adres siedziby i inne dane niezbędne do podstawowej identyfikacji podmiotu;
  • informacje na temat klienta – w przypadku faktury imiennej należą do nich: imię, nazwisko oraz adres osoby, na którą wystawiona jest faktura;
  • data sprzedaży – jeżeli różni się ona od daty wystawienia dokumentu;
  • cena jednostkowa towaru netto;
  • ilość zakupionego towaru wraz z odpowiednią jednostką, w zależności od rodzaju produktu (sztuki, metry, kilogramy itp.);
  • wartość netto zakupionego towaru – jest to cena jednostkowa towaru pomnożona przez zakupioną ilość;
  • stawka oraz wysokość podatku VAT – jeżeli na jednej fakturze umieszczone są towary objęte różnymi stawkami podatku VAT, należy je wyszczególnić i wskazać wartość podatku odrębnie dla każdego z rodzajów;
  • cena brutto zakupionego towaru;
  • ogólna kwota do zapłaty.

faktury imienne

Czy faktura imienna musi zawierać PESEL?

Jak możemy zauważyć, faktury dla odbiorców indywidualnych od tych dla podmiotów gospodarczych, odróżnia brak numeru identyfikacji podatkowej (NIP) klienta. Jak wiadomo osoby fizyczne nie posiadają NIP, z oczywistych więc względów umieszczenie go na fakturze imiennej nie jest możliwe. Niektórzy przedsiębiorcy żądają więc od klienta podania numeru PESEL, a następnie wpisują go w standardowy formularz faktury w miejsce numeru NIP. Warto wiedzieć, że choć nie istnieje żaden przepis zabraniający umieszczania numeru PESEL na fakturze imiennej, to jednak nie ma takiego obowiązku. Obowiązek podania numeru NIP spoczywa jedynie po stronie sprzedawcy, natomiast jedynymi danymi klienta, które podajemy na fakturze imiennej są imię, nazwisko oraz adres. Warto zatem zaznaczyć, że klient może odmówić podania numeru PESEL, nie stanowi to jednak przesłanki do odmowy wystawienia dokumentu.

Zwrot towaru zakupionego na fakturę imienną

Faktura imienna, podobnie jak wystawiany zazwyczaj paragon, jest dokumentem sprzedaży. Nabywca, który otrzyma fakturę imienną zachowuje zatem pełen zakres uprawnień wynikających z prawa konsumenckiego, jak również z indywidualnych zapisów w regulaminie sklepu. Jednym z nich jest prawo do zwrotu towaru w określonych przypadkach.

W przypadku zwrotu towaru zakupionego na fakturę wystawioną dla osoby fizycznej, sporządza się tak zwaną fakturę korygującą. Zawiera ona w szczególności informacje na temat:

  • rodzaju zwracanego towaru – przede wszystkim nazwę pozwalającą na jego szybką i bezproblemową identyfikację;
  • daty sprzedaży oraz daty zwrotu towaru;
  • dokumentu potwierdzającego zakup – w tym przypadku numer faktury;
  • wartość zwracanego towaru (brutto);
  • informację na temat zwróconej kwoty;
  • protokół przyjęcia reklamacji – w przypadku gdy zwrot następuje na podstawie reklamacji;
  • protokół przyjęcia zwrotu – jeżeli zwrot następuje na innych warunkach, dopuszczonych przez regulamin sklepu bądź prawo konsumenckie (w przypadku sprzedaży na odległość).

Tak przygotowany dokument należy wydrukować w dwóch egzemplarzach – po jednym dla sprzedawcy i kupującego. Powinien on również zostać podpisany przez obie strony transakcji.

Faktura imienna a ewidencja przychodów

Jak wiemy każda sprzedaż, także ta udokumentowana fakturą imienną, musi zostać odpowiednio zaewidencjonowana przez dział księgowy. W związku z powyższym każdy tego typu dokument powinien zostać tam skierowany, w celu zaksięgowania i prawidłowego rozliczenia. Istnieją dwa sposoby ewidencjonowania faktur imiennych, w zależności od formy sprzedaży towaru. Pierwszy z nich opiera się na dziennej ewidencji sprzedaży. Jest on wykorzystywany wówczas, gdy faktura imienna została wystawiona w związku ze sprzedażą stacjonarną. Nieco inaczej wygląda ewidencjonowanie faktur imiennych w przypadku sprzedaży na odległość. Wówczas bowiem dzienną sprzedaż ustala się na podstawie wyciągów z konta bankowego. To właśnie wyciąg bankowy dotyczący konkretnej transakcji, jest podstawą do ewidencji faktury imiennej.

Warto również zaznaczyć, że ewidencja ta powinna być ponumerowana. Należy uwzględnić w niej informacje dotyczące daty uzyskania konkretnego przychodu (czyli daty transakcji), a także wartość brutto sprzedanych towarów bądź usług. Wszystkie niezbędne informacje możemy odnaleźć na wystawionym dokumencie.

faktury imienne

Faktura imienna – podsumowanie

Jak zatem widzimy, faktura jako dokument sprzedaży nie jest przeznaczona jedynie do transakcji pomiędzy dwoma podmiotami gospodarczymi. Dokument taki może otrzymać również każdy pełnoletni klient – jest to tak zwana faktura imienna. Przedsiębiorca może wystawiać ją automatycznie (w zastępstwie klasycznego paragonu) lub na życzenie klienta. Istnieją różne powody, dla których osoba fizyczna może, a w niektórych przypadkach nawet musi, zażądać wystawienia faktury imiennej. Bez względu na to jaki cel przyświeca klientowi, ma on prawo ubiegać się o wydanie takiego dokumentu w każdym przypadku i bez podania przyczyny. Przedsiębiorcy, który na co dzień wydaje jedynie paragony, wystawienie faktury może kojarzyć się ze skomplikowanym procesem. Obecne programy księgowe sprawiają jednak, że wystawienie faktury imiennej sprowadza się do kilku kliknięć. Dzięki temu sprzedawca może w szybki sposób spełnić życzenie klienta, podnosząc jego satysfakcję z dokonanej transakcji.