świadectwo pracy – czym jest i kiedy pracodawca ma obowiązek je wydać?

świadectwo pracy – czym jest i kiedy pracodawca ma obowiązek je wydać?

2 sierpnia, 2021 0 przez admin

Czym jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy jest dokumentem wystawianym przez pracodawcę pracownikowi w sytuacji rozwiązania umowy o pracę lub wygaśnięcia stosunku pracy pomiędzy tymi dwoma podmiotami. Może ono zostać także wydane innej osobie która została pisemnie upoważniona przez pracownika do jego odbioru. Stanowi ono jeden z najważniejszych dokumentów potwierdzających zatrudnienie pracownika u danego pracodawcy. Dokument ten jest niezbędny w przypadku zawierania przez pracownika innego stosunku pracy z nowym pracodawcom ale także przydaje się w sytuacjach związanych z potwierdzaniem okresu zatrudnienia niezbędnego do wyliczenia prawa do emerytury lub innych świadczeń z ZUS.

Co ważne, wydanie dokumentu świadectwa pracy pracodawca nie może uzależnić od uprzedniego rozliczenia się z nim. Ten obowiązek ma charakter bezwzględny i oznacza że pracodawca nie może uzależnić jego wydania np. od ukończenia danego projektu czy zwrotu służbowego sprzętu. Świadectwo wydaje niezależnie od rodzaju umowy o pracę oraz bez względu na tryb rozwiązania stosunku pracy. Świadectwo pracy przechowuje się w aktach osobowych pracownika. Z jego wystawieniem oraz wykorzystywaniem w późniejszych okresach wiąże się szereg obowiązków o których mowa poniżej.

Kiedy pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy?

W związku ze zmianami kodeksu pracy w 2019 roku, pracodawca jest zobowiązany do wydania świadectwa pracy pracownikowi w dniu w którym nastąpiło rozwiązanie obecnego stosunku pracy lub jego wygaśnięcie. Jeśli strony stosunku pracy nie obowiązuje okres wypowiedzenia (czyli jeśli pracownik złożył oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy bez wypowiedzenia) pracodawca ma obowiązek wystawić mu świadectwo pracy jeszcze tego samego dnia.

Od powyższych terminów istnieje kilka wyjątków które dotyczą obiektywnych przyczyn w przypadku wystąpienia których pracodawca nie jest w stanie przekazać świadectwa pracy pracownikowi lub osobie upoważnionej przez niego w ww. określonym terminie. Do takich sytuacji można zaliczyć nieobecność pracownika w danym dniu, nieobecność osoby przez niego upoważnionej lub korzystanie z usług firm zewnętrznych które nie przygotowały świadectwa tego samego dnia w którym nastąpiło wygaśnięcie lub ustanie stosunku pracy. Jednak w takich przypadkach pracodawca ma obowiązek przesłać świadectwo pracy pracownikowi listownie w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy.

W przypadku niedopełnienia powyższych obowiązków, to na pracodawcy będzie leżało udowodnienie (w przypadku sporu sądowego lub kontroli), że opóźnienie w wystawieniu dokumentu było nie z jego winy i nastąpiło z przyczyn obiektywnych i niezależnych od niego.

Kiedy pracodawca nie musi wystawiać świadectwa pracy?

Istnieje kilka przypadków w których pracodawca nie jest zobligowany do wystawiania świadectwa pracy. Obowiązek taki może natomiast nastąpić w przypadku wystąpienia przez pracownika z żądaniem jego wydania. Wniosek może zostać złożony przez pracownika zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Jeśli pracodawca kontynuuje współpracę z pracownikiem i w ciągu 7 dni zostanie zawarta z nim umowa o pracę a pracownik nie złoży wniosku o wystawienie świadectwa pracy, pracodawca nie ma obowiązku wystawiania pracownikowi świadectwa pracy.

Świadectwo pracy a umowa zlecenie

Z uwagi na to, że umowa zlecenie jest umową cywilnoprawną, regulowaną przepisami kodeksu cywilnego, nie stosuje się do niej zasad związanych ze stosunkiem pracy (w tym dotyczących rozwiązania umowy o pracę i wydania świadectwa pacy). W tego też tytułu zleceniodawca po rozwiązaniu umowy zlecenia nie ma obowiązku wydawania zleceniobiorcy świadectwa pracy. Zleceniobiorca w takim przypadku może ubiegać się o wydanie zaświadczenia który będzie potwierdzeniem faktu wykonywania przez niego pracy. W takim dokumencie mogą się znaleźć takie informacje jak: wysokość wynagrodzenia, dane o wysokości odprowadzonych składek, okres wykonywania zlecenia oraz rodzaj i charakter wykonywanej pracy.

Co powinno zawierać świadectwo pracy?

Przepisy kodeku pracy dokładnie wskazują jakie elementy powinny znaleźć się z każdym wydawanym świadectwie pracy a jego wzór stanowi załącznik Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Zgodnie z art. art. 97 § 2 kodeku pracy obowiązkowe elementy świadectwa pracy obejmują:

– rodzaj oraz okres wykonywanej przez pracownika pracy,

– zajmowane przez niego stanowiska w tym okresie,

– tryb rozwiązania umowy o pracę lub okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy

– pozostałe informacje które uznaje się za niezbędne do określenia uprawnień pracowniczych (np. wymiaru urlopu) oraz ustalenia uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Pracodawca powinien tez zamieścić informację o zajęciu wynagrodzenia za pracę a na żądanie pracownika jest zobowiązany do podania informacji o wysokości wynagrodzenia (w tym także o składnikach wynagrodzenia) oraz informacje o uzyskanych kwalifikacjach w trakcie trwania stosunku pracy.

Do pozostałych informacji związanych z określaniem uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z zabezpieczenia społecznego zaliczyć można:

– informacje o wykorzystanych urlopach: wypoczynkowym, bezpłatnym, ojcowskim, rodzicielskim, ojcowskim, wychowawczym oraz innych urlopach przewidzianych prawem pracy oraz tam gdzie jest to wymagane o podstawach prawnych jego udzielenia,

– informacje o wykorzystaniu zwolnienia od pracy z tyt. 188 kodeksu pracy,

– informacje dotyczące okresów nieskładkowych w trakcie zatrudnienia uwzględnianych podczas ustalania prawa do renty lub emerytury,

– dane o okresie odbytej czynnej służby wojskowej (w tym jej form zastępczych),

– informacje o liczbie dni za które pracownik otrzymał wynagrodzenie na podsatwie art. 93 kodeksu pracy.

Postępowanie w przypadku błędów w świadectwie pracy

W ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy, pracownik ma prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy, jeśli uzna że w otrzymanym dokumencie znajdują się błędy. W okresie 7 dni od otrzymania takiego wniosku pracodawca może wydać nowe świadectwo pracy lub zawiadomić pracownika o negatywnym rozpatrzeniu jego wniosku (zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej).

Jeśli pracodawca nie rozpatrzy wniosku pozytywnie, pracownik ma prawo w ciągu 14 dni od otrzymania decyzji odmownej wnieść odwołanie do sądu pracy. Podobne prawo ma pracownik który nie uzyskał w ogóle świadectwa pracy od pracodawcy. W tym przypadku może wystąpić do sądu z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy. W obu przypadkach pracownik może żądać stosownego odszkodowania.