Proforma – czym jest i kiedy ją stosujemy

Proforma – czym jest i kiedy ją stosujemy

12 stycznia, 2022 0 przez admin

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą spotkał się z dokumentem o nazwie „faktura proforma”. Mimo że wyglądem przypomina zwyczajną fakturę VAT, jest to łudzące podobieństwo, ponieważ jest ona bardzo specyficznym dokumentem.

Jakie zastosowanie ma faktura proforma?

Faktura proforma jest swego rodzaju ofertą zawarcia umowy. Na tej podstawie można śmiało stwierdzić, że pełni ona funkcję informacyjną, gdyż za jej pośrednictwem przedsiębiorstwo może przedstawić warunki umowy sprzedaży swoim kontrahentom. Na fakturze przedstawione są wszystkie potrzebne dane do dokonania płatności, takie jak data wystawienia dokumentu oraz jego numer, nazwa i adres nabywcy oraz sprzedawcy, nazwa wykonanej usługi lub sprzedanego towaru, ilość oraz cena netto zamówionych towarów, stawka i kwota podatku, a także ostateczna kwota zapłaty (brutto) i termin zapłaty należności.

Jest to swoista zapowiedź wystawienia przyszłej faktury VAT i nie stanowi dowodu księgowego, dlatego też nie  podlega ewidencji w rejestrze księgowym. Dodatkowo jest to zabezpieczenie dla obydwu stron – kupujący ma jasno przedstawione warunki, na podstawie których zawarł umowę, a wystawiający fakturę – potwierdzenie przyjęcia zamówienia i możliwość wyegzekwowania zaliczki. Nie ma ściśle określonego terminu wystawienia faktury proforma, jednak według zasad przedstawionych w Ustawie o rachunkowości musi to nastąpić zanim otrzymamy zaliczkę lub przedpłatę, bo po tym terminie bylibyśmy zobowiązani do wystawienia faktury zaliczkowej oraz przed wydaniem towaru lub wykonaniu danej usługi, ponieważ wtedy musielibyśmy wystawić fakturę VAT.

Co należy zrobić po wydaniu towaru?

Faktem jest, że wystawienie faktury proforma nie powoduje konsekwencji podatkowych, a co za tym idzie, nie musi być ona wprowadzona do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów ani do Rejestru VAT. Należy jednak pamiętać, że mamy 7 dni od momentu wpłaty zaliczki lub przedpłaty na wystawienie faktury zaliczkowej na zasadach ogólnych, a następnie kolejne 7 od chwili dostawy towaru czy usługi (jeżeli zaliczka lub przedpłata nie stanowiła 100% kwoty) na wystawienie faktury VAT. Oznacza to, że podatnik nie może manipulować danymi zawartymi w fakturze proforma, czyli np. zmniejszyć lub zwiększyć kwotę zamówienia.

Faktura proforma jest idealnym rozwiązaniem jeśli szukamy odpowiedniego dokumentu, który będzie potwierdzeniem wykonania danego zamówienia i dlatego też jest bardzo chętnie wykorzystywana przez wielu przedsiębiorców na całym świecie.